Uit het boek Getting Things Done van David Allen: "Een project is in mijn definitie een project als een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actiestap nodig zijn.  Dat wilt zeggen dat sommige kleine taken die u normaal gesproken geen project zou noemen, voortaan op uw projectenlijst komen te staan.  De redenering hierachter is dat als iets niet in 1 stap voltooid kan worden, er een vlaggetje moet worden geplaatst om u eraan te herinneren dat u nog iets te doen hebt.  Als u geen geheugensteuntje gebruikt, dan blijft het in uw werkgeheugen zitten.  U kunt uw projectenlijst dus ook als een lijst losse eindjes beschouwen.

De projecten hoeven niet in een bepaalde volgorde (bijvoorbeeld op grootte of prioriteit) op de lijst te worden gezet.  Ze hoeven alleen maar op een overkoepelende lijst te staan die u regelmatig kunt raadplegen om er zeker van te zijn dat voor elk project de juiste volgende acties zijn bepaald. 
Een project 'doe' je niet, je kunt alleen actiestappen ondernemen die er verband mee houden."

Ik moest vanwege een presentatie de boeken over GTD weer boven halen, en kwam toen tot de conclusie dat het nu een klein jaar is dat ik ze heb gelezen en dat het tijd wordt om ze terug te lezen.  Ik wil jullie daarom het lijstje meegeven van de boeken die ik van David Allen heb, en waarvan zeker de eerste een must-have is.

 Vakantie! ook voor mij.  Over een aantal weekjes zie me terug verschijnen met een artikel.

Waar ik zeker niet kan zonder leven is de regels in Outlook.

Een voorbeeldje.  Elke keer je taak- of agendaverzoeken stuurt, krijg je een automatisch antwoord wanneer het geaccepteerd wordt.  Deze mails worden bij mij automatisch in een map Taken/Agenda in mijn Postvak In verplaatst.

Ik ben ook aangemeld voor een aantal nieuwsbrieven die ik niet kan vervangen door RSS feeds.  Meestal zijn dat nieuwsbrieven van gemeentes waar wij met digidak actief zijn.  Maar het zijn ook updates van LinkedIn, Twitter, ... die ik bij deze categorie klasseer.  Al deze mails worden door middel van regels in een map Nieuwsbrieven in mijn Postvak In geplaatst.

Zo zorg ik ervoor dat in mijn inbox enkels mails komen, die ik moet lezen en iets mee moet doen.

Sinds kort gebruik ik Prezi om presentaties te maken.  Het is een heel andere manier van presentaties maken, dan lineair in Powerpoint.  Het wordt dan ook de Powerpoint-killer genoemd.

Wat is er dan zo bijzonder aan Prezi?

Een Prezi-presentatie bestaat in feite uit één ‘groot vel papier’ waarop je de presentatie maakt. Je kunt hierbij inzoomen op details en uitzoomen voor overzicht. Uiteraard kun je ook hyperlinks, afbeeldingen en video’s toevoegen. Je kunt een Prezi online gebruiken, maar je kunt de presentatie ook downloaden en offline gebruiken. Je bent daarmee tijdens je presentatie dus niet afhankelijk van de internetverbinding.

In het begin dat ik op 2 plaatsen begon te werken, liep ik rond met 3 agenda's in mijn handtas. Twee voor mijn beide werkplekken en nog een persoonlijke. Dat maakte dat ik bij het maken van een afspraak, 3 agenda's moest bekijken. Het werkte dus niet.
Nu gebruik ik 1 agenda waarin alle afspraken staan, zowel voor mijn verschillende werkplaatsen en mijn privé-afspraken. Dit werkt heel goed.